Dit hoeft echter niet het geval te zijn. Hier zijn enkele stappen die de verstoring in het veranderen van telefoonsystemen zullen verminderen:
1. Wacht niet tot de laatste minuut om een beslissing te nemen over de telefooncentrale.
Leveranciers van telefooncentrales zullen instemmen met bijna elke installatietijd om een verkoop te kunnen doen. Hoe minder tijd ze echter krijgen, hoe slordiger de installatie zal zijn. Het plannen van een goede installatie kost tijd die niet altijd onder de controle van de leverancier of Hosted VoIP-provider valt. Kleine systemen hebben minimaal 3 weken nodig voor de voorbereiding voor bijvoorbeeld sim-only.
Grotere systemen hebben meer tijd nodig en sommige kunnen enkele maanden duren. Als de telefoondienst wordt overgeschakeld van de ene naar de andere carrier, dan moet de tijd voor het overdragen van telefoonnummers worden meegenomen in de vergelijking. Vervoerders moeten de tijd die nodig is voor het overdragen van telefoonnummers kunnen inschatten, die kan oplopen tot 60 dagen.
2. Identificeer alle telefoonlijnen en wat ze doen.
Dit had moeten gebeuren voordat de beslissing werd genomen op het telefoonsysteem. Als het niet is gedaan, doe het dan onmiddellijk. Gebruik telefoonrekeningen of bel de Local Exchange Carrier (LEC) om de lijnen en nummers te identificeren. Als er nog steeds onduidelijkheid bestaat over specifieke lijnen en circuits, bel ze dan. Elimineer alle lijnen die niet worden gebruikt en zorg ervoor dat het nieuwe systeem of de Hosted PBX-dienst alles wat nodig is, kan verwerken.
3. Ken het installatieschema van nieuwe telefooncircuits.
Zullen de nieuwe circuits op tijd klaar zijn voor de installatie van de nieuwe telefooncentrale? Elk type telefooncircuit vereist verschillende hardwarecomponenten binnen de telefooncentrale. Als de kans bestaat dat de nieuwe circuits niet klaar zijn, bespreek dan met de verkoper van de nieuwe telefooncentrale hoe de oude circuits met de nieuwe centrale zullen worden behandeld.
4. Is aan alle individuele en afdelingsgebonden behoeften voldaan?
Hopelijk heeft de nieuwe leverancier van het telefoonsysteem geholpen om alle individuele en afdelingsgebonden behoeften te bekijken om er zeker van te zijn dat het nieuwe telefoonsysteem of de Hosted PBX-dienst ze kan afhandelen. Bekijk elke afdeling om er zeker van te zijn dat hun behoeften bekend zijn. Organiseer hoe individuen en afdelingen elke telefooncentrale of virtuele telefooncentrale zullen gebruiken.
5. Weet wie elk type telefoon krijgt.
Als er verschillende modellen telefoons zijn aangeschaft, beslis dan voor de installatie wie binnen het bedrijf elk type telefoon krijgt. Zorg ervoor dat de telefoon de functies die door elke persoon of afdeling worden gebruikt, zal behandelen.